Dans un contexte budgétaire et financier contraint, la crise immobilière synonyme de moins de recettes, le tout associé à une forte baisse des dotations de l’Etat, le Conseil Départemental de la Haute Garonne – plus de 1,4 millions habitants – vient de repenser son organisation et notamment ses directions des moyens généraux et du patrimoine, afin de gagner en efficacité et en proximité avec les citoyens.

Afin de gérer de manière optimale l’immobilier et le foncier, le CD31, utilisateur historique de la solution Kimoce, dispose aujourd’hui de directions en charge de la maintenance préventive et prédictive pour 334 bâtiments. La maintenance, fédérant plusieurs services, dispose de nombreuses missions comme la gestion du bon fonctionnement opérationnel des équipements techniques (chauffage, climatisation…) des bâtiments, l’optimisation des prestations d’entretien, de nettoyage ou de sécurité (caméras, gestion des accès…), les déménagements et aménagements dans les collèges, ou encore la gestion du stock du magasin central (produits d’hygiène par exemple). Ce sont ainsi de l’ordre de 35 500 de demandes d’intervention qui doivent être gérées et traitées chaque année. A l’automne 2022, le département Maintenance du CD 31 a fait le choix de capitaliser sur la nouvelle version de la solution logicielle Kimoce Collectivités pour centraliser et fluidifier les demandes d’interventions, tout en simplifiant la planification et le suivi des tâches des techniciens « sur le terrain ».

Nelly MARRASSÉ, Administratrice fonctionnelle de la Direction des Moyens Généraux du CD 31, nous confie « A l’heure d’une nouvelle organisation, synonyme de nouveaux services, nous souhaitions centraliser, fluidifier et harmoniser les process liés aux demandes d’intervention. L’objectif était d’en avoir une vision à 360° pour pouvoir aisément analyser les délais de traitement les prestations réalisées et les coûts inhérents aux interventions. Nous avons fait le choix de mener ce projet avec Kimoce, qui proposait une nouvelle version de sa solution de Facility Management et une méthode agile, adaptées à nos besoins métiers d’efficacité publique, de l’efficience des actions au contrôle des coûts. »

Les enjeux du CD31 : une vue à 360° des demandes d’interventions et une meilleure planification des tournées

En 2022, le service Maintenance des bâtiments, doté d’une ancienne version de Kimoce Collectivités, souhaite repenser en profondeur les process liés aux demandes d’interventions, tout en optimisant la planification des tournées des techniciens. L’objectif est triple : centraliser les demandes pour en avoir une vue à 360°, les qualifier pour faciliter les interventions et en effectuer le suivi budgétaire facilement. Le mot d’ordre est de centraliser, harmoniser et fluidifier les process liés aux demandes d’interventions à toutes les étapes, des « demandeurs » aux techniciens sur le terrain.

La nouvelle version de la solution logicielle Kimoce by OSLO, résolument ergonomique et intuitive, incluant un nouveau portail web et de nouveaux modules de GMAO, de planification, de mobilité et gestion des achats, fait rapidement la différence aux yeux du CD31, qui la sélectionne à l’automne 2022. Ce projet d’envergure s’articule en plusieurs temps forts : refonte du portail de la saisie des demandes en 2023, déploiement des modules GMAO, planification & mobilité sur tablette en 2024 et optimisation du module achat, interfacé à l’outil financier ASTRE.

A terme, la solution Kimoce collectivité devrait gérer l’ensemble des flux des demandes d’intervention de bout en bout, tout en optimisant les process, les usages et les pratiques du CD 31. Déjà plus de 400 collaborateurs du CD31 plébiscitent au quotidien la solution Kimoce collectivité et plus de 1600 agents l’utilisent ponctuellement pour effectuer leurs demandes d’intervention.

Le siège du Conseil Départemental de la Haute-Garonne – Crédit photo @ConseilDépartemental31

De nombreuses nouveautés pour toujours plus d’efficience opérationnelle et de contrôle des coûts

De plus en plus d’agents du CD 31 utilisent le nouveau portail web d’OSLO FM, dont l’ergonomie a été personnalisée, pour effectuer leurs demandes de réparation, d’entretien, voire même de déménagement…  Les demandes sont aujourd’hui plus détaillées et mieux qualifiées afin que le service SAV les affecte de manière plus rapide et efficace au « bon » service. Toutes les demandes sont centralisées en un seul référentiel, gage d’une vue globale, de la demande à l’intervention à sa résolution. Les process sont désormais homogènes et fluides et les actions s’enchaînent selon les « meilleures pratiques ».

Dans les prochains mois, le module de planification et de gestion des tournées et l’application mobilité destinée aux techniciens devraient être opérationnels. Chaque service disposera de tablettes que le technicien utilisera lors de son intervention, l’application mobilité ayant été pensée et conçue selon les usages des corps de métier concernés. Ainsi, les tournées des techniciens seront optimisées selon les demandes d’intervention ; elles incluront prochainement les demandes préventives et génèreront des rapports d’intervention automatisés, pour gagner en temps et en efficience.

De plus, la planification et la gestion des tournées de sécurité sont à l’étude de manière à être également géré et optimisé à partir Kimoce Collectivités, afin que les agents concernés puissent se rendre et surveiller l’ensemble des points de contrôle selon une check-list.

Enfin, le service Maintenance prévoit d’optimiser le module Achats de la solution Kimoce, interfacé à l’outil financier du CD31 ASTRE, afin d’avoir les données chiffrées les plus pertinentes pour effectuer un suivi et un contrôle budgétaire des interventions. L’objectif est d’évaluer précisément les coûts d’entretien et de maintenance des bâtiments sous sa responsabilité, pour en détecter les gisements d’économie ou d’efficience.

Nelly MARRASSÉ, Administratrice fonctionnelle de la Direction des Moyens Généraux du CD 31, conclut : « Nous avons noué avec Kimoce une collaboration étroite, où confiance et dynamisme se conjuguent pour mener ce projet d’importance en termes de données, processus et pratiques, au service de l’efficacité des actions et des dépenses publiques. Demain, nous souhaitons capitaliser sur la data pour piloter au mieux notre budget, en démontrant l’utilité et bien-fondé de nos dépenses, dans un contexte de fortes turbulences économiques et de demande de transparence des citoyens. »

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